パソコン基礎の基礎

その8:フォルダ管理

Windowsのエクスプローラ画面(一部)


アウトルックのフォルダ一覧画面(一部)
パソコンも時間が経つと、フォルダ(ファイルを入れておくところ)も数が増え収拾がつかなくなります。このような場合、数字管理が最も効果的。上図は頻繁に使うエクスプローラとアウトルックのフォルダ。ここで、
  1. フォルダをナンバリングをすることにより、頻繁に使うフォルダをできるだけ上の方にもってくるようにする。
  2. 現在進行形で使っているフォルダは番号ではなく、アンダーラインを使う。
ことにより、管理・検索がとてもしやすくなります。このような番号を使った管理方法はアドレス帳などにも有効(下図)。
E-mailのアドレス帳も電話番号で一工夫。

メールアドレス登録の「勤務先」画面で、電話番号欄に電話番号を入れずに管理番号を入力。電話番号が必要な場合はオフィス欄に入力。
  1. 頻繁に使うアドレスを1000番台、会社関係を2000番台・・・とする
  2. 項目別に■などの記号を使って分類する。
  3. 勤務先電話番号順に並べる(勤務先電話項目をクリック)
フォルダーで分類する方法もあるが、メアドの検索はこちらの方が早い。
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